Digitalisierung ist kein Selbstläufer – sie braucht klare Strukturen, belastbare Prozesse und eine rechts-sichere Dokumentation. Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich – viele Unternehmen müssen bereits ab dem 01.01.2027 auf der Ausgangsseite ausschließlich XMLDatei versenden können – rückt ein oft unterschätztes Thema unaufhaltsam in den Fokus zurück: die Verfahrensdokumentation.

Die Einführung der E-Rechnung ist nämlich mehr als ein technisches Projekt – sie ist ein Organisationsentwicklungsprozess. Ohne eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation drohen steuerliche Risiken, insbesondere bei Betriebsprüfungen. Unternehmen müssen jetzt handeln, um ihre Prozesse sauber zu definieren und zu dokumentieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Wechsel zur E-Rechnung reibungslos und rechtskonform erfolgt. Dieses Aussagen gelten aber nicht nur für die E-Rechnung. Je mehr Unternehmer mit Hilfe von sogenannten Vor- und Nebensystemen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten erzeugten, die anschließend zur Erstellung der Buchführung genutzt werden, desto mehr verlagert sich der Schwerpunkt der Prüfer auf die Inhalte und Ordnungsmäßigkeit dieser steuerrelevanten, digital erstellten Buchführungsdaten in den Vor- und Nebensystemen.